skip to Main Content
Email para asistentes virtuales

Tips de gestión de email para asistentes virtuales

  • Blog

La gestión de email para asistentes virtuales es una de las tareas más frecuentemente delegadas y requeridas por los clientes. Aunque el email es una herramienta muy poderosa de comunicación, su adecuada gestión requiere tiempo y dedicación. Nuestros clientes muchas veces deben priorizar otras tareas en sus negocios y ahí es donde nuestra labor como asistentes virtuales es crucial.

¿Por qué es importante la gestión de email para asistentes virtuales? 

La gestión de email es fundamental ya que es uno de los principales canales de comunicación en las empresas. De ello depende la respuesta oportuna a clientes potenciales y clientes actuales, proveedores y colaboradores. Si trabajas como asistente virtual, las recomendaciones que compartiremos a continuación te ayudarán a mejorar tus habilidades para esta tarea.

Tips sobre gestión de email para asistentes virtuales

Estas son algunas recomendaciones para gestionar el email de tus clientes:

1. Elimina el correo spam

El spam son correos no solicitados que se envían de manera masiva por sistemas de mensajería electrónica. Es el equivalente a tener basura digital acumulada. Limpiar la bandeja de correo spam nos ayuda deshacernos de correos que no necesitamos y que ocupan espacio de almacenamiento. Además, en muchas ocasiones los correos spam traen virus o ejecutables maliciosos que pueden dañar el equipo.

Email para asistentes virtuales

2. Libera espacio de almacenamiento

La idea es borrar correos que ya no se necesitan. Esto libera espacio de almacenamiento y te permite encontrar fácilmente la información sin tener que buscar entre miles de mensajes. Revisa las suscripciones de email marketing y cancela aquellas que ya no son de tu interés o de tu cliente. 

3. Crea etiquetas

Los emails pueden organizarse por categorías, podemos usar etiquetas que nos permitan clasificar la información más fácilmente. Otra función muy valorada es la creación de filtros para buscar contenido en el inbox o eliminar emails indeseados. También sirve para reenviar emails automáticamente a otras direcciones de correo electrónico. Aquí verás algunos ejemplos de etiquetas que pueden ser útiles:

  • Urgente
  • Pendiente
  • Informes
  • Agenda

El propósito es que organices las etiquetas de acuerdo a tus necesidades y dependiendo si es tu correo personal o de tu cliente, seguir esa recomendación puede marcar un antes y un después en tu trabajo como asistente virtual.

Email para asistentes virtuales

4. Usa aplicaciones para gestionar el email

Para un asistente virtual, la eficiencia y la productividad son claves. Hay herramientas que nos ayudan a gestionar el email de forma más fácil. Podrás verificar si los emails han sido leídos, programar el envío de emails, descongestionar la bandeja de entrada y gestionar varias cuentas. Las apps más recomendadas son:

Tips adicionales para gestionar el email

Es importante que en nuestro rol como asistente virtual, se mantenga en todo momento el profesionalismo. Para ello, recomendamos que uses una dirección de correo electrónico apropiada que tenga nombres y apellidos de fácil recordación. También es recomendable usar el dominio de las empresas o de tu negocio como asistente; esto refleja aún más profesionalismo y genera confianza.

También ten en cuenta los horarios para enviar correos electrónicos; debe ser siempre en horario laboral. Asegúrate de usar un lenguaje apropiado para un entorno profesional e incluye el asunto claro y conciso, saludo, datos relevantes y especifica tu solicitud. Pon en práctica estas recomendaciones para hacer tu trabajo como asistente virtual de manera más eficiente. Si estás interesado en trabajar como asistente virtual, !aplica ahora mismo!

 

 

Back To Top